Hinweise zum Datenschutz bei SVR-Veranstaltungen

Hinweise zum Datenschutz bei Veranstaltungen des Sachverständigenrats zur Begutachtung der Entwicklung im Gesundheitswesen und in der Pflege

Informationspflichten nach Artikel 13 DSGVO in Bezug auf Veranstaltungen

Der Sachverständigenrat zur Begutachtung der Entwicklung im Gesundheitswesen und in der Pflege (SVR) nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Mit den folgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten (im Folgenden „Daten“) bei Veranstaltungen des SVR sowie zu Ihren Datenschutzrechten, damit Sie wissen, wann wir welche Daten erheben und wie wir sie verwenden. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt im Einklang mit den Bestimmungen der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

1. Wer ist für die Verarbeitung Ihrer Daten verantwortlich?

Der Sachverständigenrat zur Begutachtung der Entwicklung im Gesundheitswesen und in der Pflege

vertreten durch die Leiterin / den Leiter der Geschäftsstelle
im Bundesministerium für Gesundheit
Rochusstraße 1, 53123 Bonn
E-Mail: svr@bmg.bund.de

ist für die Verarbeitung Ihrer nachfolgend genannten Daten verantwortlich.

Für Ihre konkreten Fragen zum Schutz Ihrer Daten sowie für weitere Informationen in Bezug auf die Behandlung von personenbezogenen Daten im BMG steht Ihnen auch die Datenschutzbeauftragte des BMG zur Verfügung:

Bundesministerium für Gesundheit
- Datenschutzbeauftragte / Datenschutzbeauftragter -
11055 Berlin
DSB@bmg.bund.de

2. Welche Daten werden über Sie gespeichert?

Wenn Sie an einer Veranstaltung des SVR teilnehmen, werden folgende Daten verarbeitet:

• Kontaktinformationen, insbesondere Vor- und Nachname, ggf. Titel, E-Mail-Adresse
• ggf. Angaben zum Unternehmen / zur Behörde bzw. der Institution, für die Sie tätig sind
• ggf. Angaben zu Ihrer beruflichen Position / Funktion
• ggf. auf der Veranstaltung erstellte Foto- und Videoaufnahmen, auf denen Sie Sie möglicherweise zu erkennen sind

Grundsätzlich erheben wir diese Daten direkt von Ihnen. In Einzelfällen erhalten wir personenbezogene Daten über Sie von dem Unternehmen bzw. der Institution, für die Sie tätig sind und in deren Auftrag Sie an einer unserer Veranstaltungen teilnehmen.

3. Wofür werden die Daten verarbeitet (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verwenden Ihre Kontaktdaten (Name, E-Mail-Adresse, ggf. Institution, für die Sie tätig sind / Funktion, die Sie ausüben), die Sie uns im Rahmen Ihrer Anmeldung gegeben haben, zum Versand veranstaltungsrelevanter Informationen und Materialien (z.B. ein aktualisiertes Programm) per E-Mail. Rechtsgrundlage der Verarbeitung Ihrer Anmeldedaten ist Artikel 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 3 des BDSG. Die Organisation der Veranstaltung dient unserem gesetzlichen Auftrag.

Wenn Sie an einer Veranstaltung teilnehmen, die von uns ausgerichtet wird, verarbeiten wir Ihre unter Ziffer 2 genannten Daten, um die Veranstaltung ordnungsgemäß durchzuführen und Ihnen die Teilnahme zu ermöglichen. Dazu zählt auch, dass wir ggf. Ihren Namen, Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Institution und Ihre derzeitige berufliche Funktion in eine Teilnahmeliste aufnehmen, die zum einen der Veranstaltungsorganisation, beispielsweise der Zusagen-Verwaltung, der Erstellung von Namensschildern, der Erreichbarkeit der Teilnehmenden oder dem Ausstellen von Teilnahmebescheinigungen dient. Zum anderen wird aus den Daten ggf. eine Teilnahmeliste (nur Namen und Vornamen enthaltend) erstellt, die dem zuständigen Pfortendienst oder den Beschäftigten am Registrierungstresen am Veranstaltungsort zur Einlasskontrolle übermittelt wird. Darüber hinaus nutzen wir diese Daten, um Ihnen ggf. vor oder nach der Veranstaltung veranstaltungsrelevante Materialien (z.B. freigegebene Redemanuskripte oder Präsentationsfolien) zuzusenden.

Schließlich geben wir Ihre Daten ggf. an beauftragte Institutionen und Dienstleistungsunternehmen weiter, soweit dies zur Durchführung der Veranstaltung und der Ermöglichung Ihrer Teilnahme erforderlich ist, z.B. externes Gästemanagement.

Eine sonstige Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten an Dritte, insbesondere zu kommerziellen Zwecken, findet nicht statt.

Insofern Personen des öffentlichen Interesses an SVR-Veranstaltungen aktiv teilnehmen (z.B. durch ein Grußwort oder als Gesprächspartner oder Gesprächspartnerin bei einer Podiumsdiskussion), nehmen wir den Namen und die Funktion / berufliche Position dieser Personen des öffentlichen Interesses auf und stellen diese Daten – über die in vorstehendem Absatz 2 beschriebene Nutzung hinaus – auch auf der Webseite des SVR, z.B. in Form eines Programms der Veranstaltung oder interessierten Pressevertretern, zur Einsicht und zur Berichterstattung über die Veranstaltung im Besonderen oder den SVR im Allgemeinen zur Verfügung. Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Artikel 6 Abs. 1 Satz 1 lit. e) DSGVO i. V. m. § 3 des BDSG.

Sie haben gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Veröffentlichung Ihrer Daten auf unserer Webseite mit künftiger Wirkung zu widersprechen, indem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an svr-veranstaltung@bmg.bund.de senden.

4. Anfertigung und Veröffentlichung von Foto- und Videoaufnahmen / Streaming

Auf unseren Veranstaltungen werden Foto- und / oder Audio- / Videoaufnahmen angefertigt oder findet ggf. ein Streaming statt. Sie werden bei der Anmeldung zur Veranstaltung hierauf ausdrücklich hingewiesen. Die Fotos / Videos / Streamings dienen unserer Öffentlichkeitsarbeit im Rahmen unseres gesetzlichen Auftrags aus § 142 SGB V und werden diesem Zweck entsprechend genutzt, z.B. veröffentlicht oder Dritten (zu deren Berichterstattung) überlassen. Rechtsgrundlage für die Aufnahmen und deren Veröffentlichung zu diesem Zweck ist Artikel 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 DSGVO i. V. m. § 3 BDSG.

Sollten Sie keine Aufnahmen von sich wünschen, teilen Sie dies bitte bereits im Rahmen des Einladungsmanagements mit oder informieren Sie am Veranstaltungstag die Mitarbeitenden am Registrierungstresen vor Ort. Wir werden dann nach Möglichkeit Ihr Anliegen berücksichtigen, können jedoch insbesondere bei größeren Veranstaltungen keine Zusicherung geben, dass Sie in einer Menge von vielen Personen, nicht doch erfasst werden.

Sie haben gemäß Artikel 21 Abs. 1 DSGVO das Recht aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Anfertigung, und Speicherung Ihrer Foto- und Videoaufnahmen mit künftiger Wirkung zu widersprechen, in dem Sie eine E-Mail mit Ihrem Widerspruch an svr-veranstaltung@bmg.bund.de senden.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass bei einigen öffentlichkeitswirksamen Veranstaltungen externe Berichterstatter zugegen sind, die ebenfalls Fotos und Videos erstellen. Da wir keinen Einfluss auf die von externen Berichterstattern erstellten Fotos und Videos und deren Verwendung durch diese haben, können wir zu Zweck und Umfang der Verarbeitung Ihrer Daten durch diese externen Berichterstatter keine Angaben machen.

5. Gibt es für Sie eine Pflicht zur Bereitstellung der Daten?

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Soweit Sie aber an unseren Veranstaltungen teilnehmen oder Einladungen zu den Veranstaltungen erhalten möchten, ist die Verarbeitung Ihrer Daten erforderlich, um eine ordnungsgemäße und reibungslose Planung und Durchführung der Veranstaltungen gewährleisten zu können. Ohne Ihre Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, Ihnen Einladungen zu unseren Veranstaltungen zukommen zu lassen oder Ihnen die Teilnahme an unseren Veranstaltungen zu ermöglichen.

6. Wer bekommt Ihre Daten?

Wir geben Ihre Daten zu den unter Ziffer 3 genannten Zwecken an die in Ziffer 3 genannten Stellen weiter. Des Weiteren setzen wir Dienstleister (Auftragsverarbeiter, z.B. Eventagenturen, Cateringservices) weisungsgebunden ein, unter anderem für das Einladungsmanagement oder im Rahmen des Gästemanagements. Sämtliche Auftragsverarbeiter erhalten nur in dem Umfang und für den Zeitraum Zugang zu Ihren Daten, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist und es wird eine entsprechende Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung geschlossen, um zu gewährleisten, dass auch der Auftragnehmer das gleiche Datenschutzniveau bei der Verarbeitung Ihrer Daten garantieren kann.

7. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange wie sie zur Durchführung der Veranstaltung benötigt werden und der Zweck erfüllt ist. Die Daten der Teilnahmeliste werden in den meisten Fällen auch zu Rechenschaftszwecken für einen Zeitraum bis zu 5 Jahren gespeichert.

Sollten Sie Widerspruch einlegen, werden wir diesen zu Beweissicherungszwecken für die Dauer von 3 Jahren speichern.

Die sonst zur Durchführung der Veranstaltung oder zwecks Sicherheitsüberprüfung erhobenen Daten werden direkt nach der Veranstaltung gelöscht.

Sollten Daten an weisungsgebundene Auftragsverarbeiter weitergegeben werden, geschieht dies nur in dem Umfang und für den Zeitraum, der für die Erbringung der Leistungen jeweils erforderlich ist.

8. Welche Rechte haben Sie in Bezug auf Ihre Daten?

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen grundsätzlich folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft, Artikel 15 DSGVO
• Recht auf Berichtigung, Artikel 16 DSGVO
• Recht auf Löschung, Artikel 17 DSGVO
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, Artikel 18 DSGVO
• Recht auf Datenübertragbarkeit, Artikel 20 DSGVO
• Recht auf Widerspruch gegen die Erhebung, Verarbeitung und / oder Nutzung, Artikel 21 DSGVO
• Recht auf Widerruf der Einwilligung, Artikel 7 Abs. 3 DSGVO
• Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, Artikel 77 DSGVO

Sie haben zudem ein Beschwerderecht bei der datenschutzrechtlichen Aufsichtsbehörde, im Falle des SVR die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit:

Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Graurheindorfer Straße 153
53117 Bonn
E-Mail: poststelle@bfdi.bund.de

Stand: Mai 2025